リターンメール処理の重要性

メールアドレスが変更されていて実在しない場合や、メールアドレスがそもそも間違えていて実在しない場合、法人ドメインの場合でその社員が退職してしまっている場合、メールボックスが一杯であったり、スパムメールと判断されて拒否されるなどさまざまなな理由でメールが送信されずに戻ってきます。

こうして戻ってくるメールは、宛先不明メール、リターンメール、バウンズメールなどと呼ばれますが、件数が少ないうちは放置してもたいした問題にもなりませんし、それほど気にもなりませんが、だんだん件数が多くなってくるとそうも行かなくなってきます。

なぜ、放置してはいけないかですが、それにはいくつかの理由があります。

一つ目の理由としては、宛先不明のメールがだんだん多くなると受信者から許可を得ていたとしても、スパムメール送信者として判断される可能性がるということです。
下記の携帯各社の詳細ページをご覧いただくと分かると思いますが、大量の宛先不明を含むメールを送信する行為は、それ自体でスパムメール送信者と判断されるのです。

二つ目の理由としては、インターネットに配信されないと分かっているメールを大量に送り出す行為は、道路にゴミを捨てるようなもので、常識的に許されるものではありません。

三つ目の理由としては、無意識に本当のスパムメール送信者になる可能性があるということです。
たとえば、Aさんがabc@docomo.ne.jpというメールアドレスを使っていて、その当時あなたはメールを送信する許可をAさんから得ていたとします。
しかし、Aさんはある時efg@docomo.ne.jpにメールアドレスを変更しました。あなたはそのことを知りません。そのためあなたはAさんの古いabc@docomo.ne.jpに送信することになります。
当然、あなたが送信したメールは存在しないメールアドレスとして、宛先不明で戻ってきます。
この時点で、チェックしてメールを送らないようにすれば何の問題もないのですが、そのまま、何回か間を空けてメールを送信していたとします。
すると、何ヶ月か後にまたメールが届くようになることがあるのです。
実は、Aさんではなく、まったく関係のないBさんがabc@docomo.ne.jpという以前Aさんが使っていたメールアドレスを登録したのです。

しかし、Bさんはあなたにメールの送信を許可したこともありませんし、あなたのことも知らないのです。
つまり、Bさんから見るとあなたは完全にスパムメール送信者ということになるわけです。

ここまで読んでんいただければ、宛先不明のメールをチェックして次回の送信対象から除外することの重要性は、ご理解いただけたと思いますが、現実問題としてどのようにすればいいかを考えなくてはなりません。

一件づつ宛先不明で戻ってきたメールを開いて送信先のメールアドレスをコピーして、データベースで検索し、次回の送信対象から除外する印を付けるか削除すればいいことなのですが、これが結構手間なのです。
その上、何の利益も生まないので非常に厄介な作業と言わざるを得ません。

そこで、手作業ではなくソフトウェアを使うことになるのですが、こうしたソフトは意外と少ないのです。
弊社のBitSearch（ビットサーチ）というソフトは、数少ないリターンメール処理ソフトの一つで、メールアドレスを抽出し、リストをファイルに出力することはもちろんですが、データベースがAccess、Oracle、SQL Server、または、Excelの場合にはどのメールアドレスが宛先不明なのかをチェックしてくれます。

こうしたソフトを利用すれば、宛先不明メールの処理もそれほど手間がかからずできますので、メールを送信する場合は、必須のアイテムといえるでしょう。

ちなみに、BitSearch（ビットサーチ）は、無料で試用ができますので是非、お試しください。