受注管理データベースRODB　|　操作編

受注管理データベースに先に説明したいづれかの方法でデータを取り込んだ後の処理について説明します。

データを取り込んだ状態で基本的には問題ないはずですが、送料、ポイント、値引きなどがある場合や、商品オプションがある場合、代金引換の場合など注文内容を確認する必要があります。

注文者の住所に建物名がつながって住所フィールドに入っている場合、建物名のフィールドに内容を移行してください。

データベースに取り込まれた商品や数量を確認してください。
既に登録してある商品や数量を変更する場合は、通常モードを編集モードに切り替えてください。

ポイントの利用があるときは、新規受注画面のポイント利用の数値を確認してください。

※これまでの受注管理データベースでは、注文内容の各レコードにポイントを振り分ける使用でしたが、注文単位で処理する方法に変更となりました。

値引きがあるときは、新規受注画面の値引きの数値を確認してください。

※これまでの受注管理データベースでは、注文内容の各レコードに値引きを振り分ける使用でしたが、注文単位で処理する方法に変更となりました。

送付先の住所に誤りがあると、商品が届かないなどのトラブルの原因となりますので、内容を確認するとともに住所と建物名が同一フィールドに入っている場合、建物名のフィールドに内容を移行してください。

注文主に対して、注文の内容を確認するためのメールを送信します。
この機能を利用するには、BitMailPROが必要となります。

1. BitMailPROを起動し、まず送信設定名、件名、本文を入力します。
   
   
2. 上部メニューの送信先確認で送信先を確認した後、メール送信ボタンをクリックしてください。

請求書は、新規受注時に個別出力することが出来ます。
「新規受注」画面の[請求書出力]をクリックしてください。

※請求書のレイアウト変更は、有料カスタマイズ可能です。

入金を登録するためのフォームです。
メインフォームの[入金管理]ボタンをクリックしてください。

指定した期間の未入金の一覧表を表示します。
支払方法を選択することで、対象となる支払方法で未入金の一覧表を表示することも出来ます。

入金日は個別に入力出来ますが、同一日付の入金が多数あるときは、上部の設定日にその日付を入力し、その日付に入金のあったレコードの入金日のフィールドをダブルクリックすることで、簡単にその日付が登録されます。

この画面で入金日を登録した注文内容については、次からはこのフォームに表示されません。

コンビニ後払い決済会社にデータを渡すために、CSV形式のファイルとして対象データを出力する必要があります。※決済会社との契約が必要です。
トップ画面から[コンビニ後払い]ボタンをクリックすると、コンビニ後払いファイル出力の画面が表示されます。
決済会社を選択します。
検索条件を入力したのち[検索]ボタンをクリックすると、対象となるコンビニ決済が一覧表に表示されます。
一覧表から出力したいデータを選択します。デフォルトは選択済みです。
先ず、ファイルの出力先を[ファイル出力先指定]ボタンで指定してください。
後は、[取引登録CSV作成]ボタン及び[配送伝票CSV作成]ボタンをクリックすると、出力するべきデータがあれば先ほど指定したフォルダにファイルが出力されます。
※禁則文字は対応してません。

商品を発送するために必要な処理を行います。

リストには、配送会社設定で「この配送会社を使用する」がチェックされている会社のイニシャルが表示されます。
注文内容が複数行あるときは、個別に選択する以外に、選択済みの分をダブルクリックすると、未選択の行にもコピーされます。

※但し、日本通運ではコピー機能はご利用いただけません。

配送希望日時及び備考欄を確認し、配達指定日を入力してください。

注文内容が複数行あるときは、個別に選択する以外に、入力済みの配達指定日をダブルクリックすると、未入力の行にもコピーされます。

リストには、選択した配送会社の配達時間帯が選択できるようになっています。

注文内容が複数行あるときは、個別に選択する以外に、入力済みの配達時間帯をダブルクリックすると、未選択の行にもコピーされます。

リストには、選択した配送会社の送り状種別が選択できるようになっています。

注文内容が複数行あるときは、個別に選択する以外に、入力済みの送り状種別をダブルクリックすると、未選択の行にもコピーされます。

配送希望日時及び備考欄を確認し、出荷日を入力してください。

注文内容が複数行あるときは、個別に選択する以外に、入力済みの出荷日をダブルクリックすると、未入力の行にもコピーされます。

配達指定日と矛盾する日付を入力するとメッセージが表示されます。

一括同梱処理は、新規受注画面から簡単に行うことが出来ます。
まず、一件目の配送会社、配達指定日、配達時間帯、種類、送り状種別、出荷日を選択または入力します。
次に[一括同梱処理]のボタンをクリックすると同梱処理のフォームが開きます。
フォーム下半分の同梱対象商品名一覧には、同梱チェックをした商品名が表示されています。
それらを参考に、同梱商品名に同梱用の商品名を入力してください。
送り状ソフトによって、文字数に制限がありますのであまり長い商品名はつけないようにしてください。
同梱商品名を入力したら[登録]ボタンをクリックしてください。
同梱処理のフォームが閉じます。
一つの注文で複数の同梱する場合には、次に同梱する商品の同梱チェックをしてから同様の処理を繰り返してください。
その際、既にチェックされている同梱のチェックをクリアしないようにしてください。
※同梱処理の解除
一度、同梱処理をした後に同梱を取りやめるときは、同梱のチェックをクリアしてください。

部分同梱処理は、新規受注画面から簡単に行うことが出来ます。
まず、配送会社、配達指定日、配達時間帯、種類、送り状種別、出荷日を選択または入力した後に、注文内容の一覧から同梱する商品について同梱をチェックします。
次に[部分同梱処理]のボタンをクリックすると同梱処理のフォームが開きます。
フォーム下半分の同梱対象商品名一覧には、同梱チェックをした商品名が表示されています。
それらを参考に、同梱商品名に同梱用の商品名を入力してください。
送り状ソフトによって、文字数に制限がありますのであまり長い商品名はつけないようにしてください。
同梱商品名を入力したら[登録]ボタンをクリックしてください。
同梱処理のフォームが閉じます。
一つの注文で複数の同梱する場合には、次に同梱する商品の同梱チェックをしてから同様の処理を繰り返してください。
その際、既にチェックされている同梱のチェックをクリアしないようにしてください。
※同梱処理の解除
一度、同梱処理をした後に同梱を取りやめるときは、同梱のチェックをクリアしてください。

配送会社の各送り状を作成するには、各社専用の送り状ソフトを利用する方法と、受注管理データベースから直接送り状に印刷する方法があります。

各社専用の送り状ソフトを利用する方法について説明します。
事前に利用する配送会社の送り状ソフトは基本設定などを済ませ、利用可能な状態にしておいてください。
各社の送り状ソフトについて操作方法等のお問合せは、各社サポートをご利用ください。

送り状ソフトにデータを渡すために、CSV形式のファイルとして対象データを出力する必要があります。

トップ画面から[送り状システム用出力]ボタンをクリックすると、送り状発行ソフト用ファイル出力の画面が表示されます。

先ず、ファイルの出力先を指定してください。
通常はデスクトップで問題ないと思います。
出荷日指定を入力すると該当する日付の送り状情報が出力されます。
後は、各ボタンをクリックすると、出力するべきデータがあれば先ほど指定したフォルダにファイルが出力されます。

受注管理データベースが宅急便の送り状ソフト「B2」用に出力したB2.csvというファイルが、指定したフォルダに生成されていますので、そのファイルをB2からインポートしてください。

出力されるデータのフォーマットはこちら。

出力されるデータのフォーマットはB2のバージョン5形式となります。

受注管理データベースが佐川急便の送り状ソフト「e飛伝」用に出力したEHD.csvというファイルが、指定したフォルダに生成されていますので、そのファイルをe飛伝からインポートしてください。

出力されるデータのフォーマットはこちら。

受注管理データベースが西濃運輸の送り状ソフト「カンガルー・マジック�U」用に出力したEKM2.csvというファイルが、指定したフォルダに生成されていますので、そのファイルをカンガルー・マジック�Uからインポートしてください。

出力されるデータのフォーマットはこちら。

受注管理データベースがJPエクスプレスの送り状ソフト「e-発行ビジネス」用に出力したEHB.csvというファイルが、指定したフォルダに生成されていますので、そのファイルをe-発行ビジネスにインポートしてください。

出力されるデータのフォーマットはこちら。

受注管理データベースが日本郵便の送り状ソフト「ゆうパックプリント」用に出力したYPP.csvというファイルが、指定したフォルダに生成されていますので、そのファイルをゆうパックプリントからインポートしてください。

出力されるデータのフォーマットはこちら。

１．B2(Version5)
a.「ヤマト運輸B2レイアウトによる取込（出荷データ）」を選択
b. CSV形式を選択
上記2箇所をチェックし、ファイル名に受注管理データベースから出力したCSVファイルを指定し、[取込み]ボタンをクリックしてください。

２．B2(Version6)
a.メインメニューの「データ取込み」を押し外部データ取込み画面を表示
b.取込みパターン「旧レイアウト[B2 Ver.5.03]（CSV）」
　データ形式　　「CSV形式」
　取込み開始行　「１行目」
上記のように設定してから、ファイル名に受注管理データベースから出力したCSVファイルを指定し、[取込み]ボタンをクリックしてください。

受注管理データベースから出力したCSVファイルの取り込みは、出荷データ（CSV）取込→送り状データ取込から行います。
取込ファイルに受注管理データベースから出力したCSVファイルを選択し、取込レイアウトの選択で標準パターンを選びます。
その後、[取込]ボタンをクリックしてください。

受注管理データベースから出力したCSVファイルの取り込みは、出荷データ一括登録（出荷情報の外部取込）から行います。
送信ファイルで、受注管理データベースから出力したCSVファイルを指定し、[送信]ボタンをクリックしてください。

e-発行ビジネスにCSVファイルを標準テンプレートで読みこむと、取り込んだ後に住所等を手で修正する必要がありますので、専用のテンプレートを作成してください。
テンプレートの作成は、e-発行ビジネスの付加機能→データ取り込み→フリーフォーマットメンテナンスで行います。
次の設定画面をご覧頂いて、同じ状態に設定してください。

フリーフォーマットメンテナンス詳細はこちら。

CSVファイル取込には、専用のフィルタを作成する必要があります。
新しいフィルタの作成は、取り込みフィルタ管理→出荷予定データ用→新規作成で行います。
フィルタファイルの取り込みで、受注管理用のフィルタファイル（出荷予定フィルタ_受注管理データベース(RODB)用.csv）を取り込んでいただくか、次の設定画面をご覧頂いて、同じ状態に設定してください。

取込フィルタのデータフォーマットはこちら。

※受注管理データベースから出力したCSVファイルは1行目からデータが入っていますので、「1行目をデータとして取り込む。」を必ずチェックして取り込み処理を行ってください。

１．B2(Version5)
出荷データ検索→外部出力からファイル出力してください。
ファイル形式で、CSV形式を選択、「1行目に見出しを出力する」をチェックして、[OK]ボタンをクリックしてください。

２．B2(Version6)
出荷データ検索→外部出力からファイル出力してください。
ファイル形式で、CSV形式を選択、「1行目に見出しを出力する」をチェックして、ファイル名を指定してから[OK]ボタンをクリックしてください。

送り状作成履歴→出荷履歴一覧→出荷履歴データ出力からファイルを出力します。
出力ファイル指定で、ファイル名と保存するフォルダを指定して、出力レイアウト選択で標準パターンを選択します。
最後に[出力]ボタンをクリックしてください。

出荷状況一覧（出荷したお荷物の状況確認とテキスト出力）→出荷状況一覧で検索→出荷状況一覧ダウンロードをクリックしてください。
品代金ありは選択しないでください。

付加機能→帳票データ出力→出荷一覧の画面で検索し、表示されたリストで出力対象をチェックしたうえで、[ファイル出力]ボタンをクリックしてください。

出荷管理→出荷実績データ一覧→ファイル出力でCSVファイルを出力できます。
改行コードの削除：　は、「しない」として[ファイル出力]ボタンをクリックしてください。

送り状ソフトに出力機能がありますので、各社のマニュアルを参考に送り状を出力してください。

送り状ソフトで出力した後、送り状の伝票番号を受注管理データベースに記録する必要があります。
少ない件数であれば、送り状を見ながら手入力ということもありますが、件数がある場合には、送り状ソフトから出荷実績データ（各社ごとに呼び名は異なります）をCSVで出力し、そのCSVファイルを読み込むことで自動的に受注管理データベースに伝票番号を取り込むことが出来ます。

トップ画面から[問合せ番号取込]ボタンをクリックすると、問い合わせ番号取込の画面が表示されます。
取り込む会社のファイルを指定する必要がありますので[参照]ボタンをクリックしてください。 CSVファイル指定という画面が表示されますので、CSVファイルを保存しているフォルダに移動しファイルを指定してください。
ファイル名の部分に目的のファイルが表示されていることを確認して[開く]ボタンをクリックしてください。

CSVファイル指定という画面が閉じて、問い合わせ番号取込の画面に戻り、目的のファイルがフルパスで表示されます。

[保存]ボタンをクリックするとパスを記録しますので、次回からファイル名が変わらなければファイルを指定する作業は省略できます。

[インポート]ボタンをクリックすると出荷実績のCSVを取り込んで、各受注のデータと照合し問い合わせ番号を自動登録します。
※B2（ヤマト運輪）の問合せ番号取込処理を行うときは、インポートボタンをクリックする前に必ずお使いのB2のバージョンを選択してください。
※e飛伝（佐川急便）の問合せ番号取込処理を行うときは、インポートボタンをクリックする前に必ずお使いのe飛伝のバージョンを選択してください。

以下の手順は、配送会社の提供している送り状ソフトを使用しないで、各社の送り状に直接プリンターで出力するものです。
対応している伝票については、今後のバージョンアップで順次追加対応を行います。

注文内容で選択した配送会社を選択してください。
複数の配送会社が混在しているときは、それぞれ別々に印刷する必要がありますので、対象となる配送会社を選択してください。

リストには、注文内容で選択した配送業者以外は表示されません。

配送業者ごとに何種類もの伝票がありますが、レイアウトが共通している場合は、その代表的な伝票を選択してください。

印刷には、ドットインパクトプリンターが必要です。
先ず、余白の調整を行い使用する伝票の正しい位置に印字されるように調整してください。

余白の調整は、[請求書出力]ボタンをクリックしプレビューを表示します。
メニューバーのファイル(F)→ページ設定(U)をクリックするとページ設定の画面が表示されますので、お使いのプリンターのマニュアルを参考に余白を設定して調整してください。

尚、余白の数値を調整しても出力の位置が調整できない時は、レポートのデザイン調整が必要になります。

印刷した送り状に予め記載されている伝表番号を手入力またはバーコードリーダーで読み取って注文内容の各レコードに登録してください。

伝票番号を登録する前に、売上日を入力すると、発送通知メールに伝票番号が出力されませんので注意が必要です。

新規受注処理において、売上日の登録は非常に重要です。
売上日を登録することで売上として計上され、以下の処理が自動的に行われます。

新規受注処理が完了したことになり、新規受注処理に表示されなくなります。
発送通知メール用のデータ準備されます。

したがって、新規受注の全ての処理が完了した最後の処理として、売上日を登録するようにしてください。

ピッキング用のリストを出力することが出来ます。
メインフォームにある [ピッキングリスト] ボタンをクリックしてください。
ピッキング用フォームが表示されますので、検索条件に条件を入力して [検索(S)] ボタンをクリックしてください。
フォームに条件に一致する受注データが表示されますので、フォーム下部にある　[ピッキングリスト出力]　ボタンをクリックしてください。
受注番号ごとにリストが表示されます。
一つの注文で複数の送付先がある場合は、リストは送付先ごとにグループ化されます。

郵便払込取扱票を出力する場合も上項目で説明しました、納品書の出力の方法とほぼ同じです。

1. ［新規受注確認・処理］を開き、注文者別に郵便払取扱票（発行後自動チェッククリア）の欄にチェックをいれます。
2. メインメニューの郵便払込取扱票を開きます。

注文主に対して、商品発送をお知らせするためのメールを送信します。 この機能を利用するには、BitMailPROが必要となります。

なお、発送通知メールには、以下の項目が自動的に準備されています。

出荷日:　20**/**/**
送付先:　********** 様
伝票番号:　************
配送会社:　*******
荷物検索: http://**********************************
商品名:　***********************************
数量:　*