■データファイル準備(Excelの場合)

Excelをお使いいただく方へ

Excelは本来表計算ソフトで、データベースではありません。
そのため、Access、SQL Server、Oracle、MySQLなどのデータベースと異なり、いくつかの制限やご利用にあたって注意すべきことがあります。
BitMailPROでは、Excelは簡易的な利用を前提としておりますので本格的なご利用はできる限り、Access、SQL Server、Oracle、MySQLをご利用ください。
Excelをデータファイルとして使用した場合には、送信中にエラー等が発生する可能性もあります。

  1. Excelをデータファイルとする場合の注意事項

    1. Excelにはオートナンバー機能がないのでIDの列には通しナンバーを必ず入れてください。
    2. Excelの一つのセルの最大文字数は半角で32,767文字ですが、BitMailPROで利用できるのは、一つのセルに最大255文字までです。
    3. Excelの場合、BitMailPROからデータの削除を行うことはできません。
    4. BitMailPROでメール送信した後など、稀に「表示形式を追加できません」等のエラーが発生しExcelのファイルを開くことが出来なくなる場合があります。
      このエラーが発生した場合、Excelのファイルを修復することは困難ですので、必ずバックアップを行ってください。
    5. Access等他のアプリケーションからエクスポートして作成したExcelファイルやCSV形式のファイルを読込んで保存したExcelファイル等をBitMailPROで正しく認識できない場合があります。
      送信設定時にテーブルやフィールドが表示されない場合や送信時にエラーとなるなど様々な不具合が発生した場合は以下の方法でExcelファイルを作り直してください。
      まず、認識できない元のファイルのワークシートから必要なデータエリアを範囲指定のうえコピーしてください。コピーしたデータを別の新しいExcelファイルに貼り付けるのですがその際、単純に貼り付けるのではなく「形式を選択して貼り付け」を選択してデータのみ貼り付けてください。
      見た目は、元のファイルと変わらないように見えますが、この操作によりシンプルなExcelファイルとなり、ほとんどの場合この操作によりBitMailPROで認識できるようになります。
    6. 送信チェック、テスト送信チェック、送信除外チェック等の列が、半角大文字のTRUEやFALSEとなっている必要がありますが、数式バーで確認して文字列の先頭にカンマ(')がないことを確認してください。カンマがある場合は取り除く必要があります。
    7. データが表示されていない行でも過去にデータを入力して削除した行は、一度もデータを入力していない行とは見た目が同じでも異なりBitMailPROで表示した際に空の行として認識されてしまいます。その場合、Excelでファイルを開き過去にデータを入力した行で現在データが入力されていない行をすべて指定し、メニューの編集(E)→削除(D)で行ごと削除してください。
    8. ワークシート名は、先頭に数字を使用することは出来ません。数字以外にしていただくか、全角にするか漢数字にしてください。
    9. ワークシート名には、ハイフンやスペースを使用することは出来ません。アンダーバーは使用できます。
    10. 列名で送信先選択、テスト送信先、送信除外指定、返信確認などに設定する列名は、ハイフンやスペース、アポストロフィーなどを使用することはできません。
    11. 上記以外の記号文字等も使用できない場合がありますので、ご注意ください。

  2. 既存Excelファイルのチェック

    既に顧客管理等をExcelで行っている場合は、まずBitMailPROでメールを送信するために必要な列があるかどうかを確認してください。

    既存のExcelに必要な列がある場合は、何も手を加えることなくBitMailPROでメールを送信することができます。

    該当する列が存在する場合でも、列名にSQLの予約語が使用されていたり、スペースやハイフン、記号文字、括弧などが使用されている場合列名を変更しないとご利用いただけない場合があります。
    列名を変更すると顧客管理等の他の機能に影響する場合がありますので、新たに列を追加することも検討してください。
    送信チェックはエクセル上で行わずBitMailPRO側で行ってください。

  3. 列が足りない場合

    必要な列がない場合や不足している場合は新たに列を追加してください。

    列の追加は、顧客管理等の既存の機能に影響を及ぼす可能性もありますので、安易に追加せず既存システムの管理者の方に相談して行ってください。

  4. 新たにデータファイルを作成する場合

    Excelでファイルを作る場合には次の点に注意して下さい。

    送信チェック、送信除外チェック欄は、半角大文字のFALSE　TRUEとなっていること（全角や小文字は不可）。
    送信チェックの列が「0もしくは-1」となっている場合にははじめの1行を「FALSE・TRUE」と書き換えてください。
    FALSE=0 , TRUE=-1 です。

    これから新規にメールを送信するためにデータファイルを作成する場合は、Excelではなく、Accessで新規データベースを作成することをお勧めします。

    お使いのパソコンにAccessがインストールされている場合は、BitMailPROのインストールされたフォルダにsample.mdbがありますので、それをベースに改良するか新規に作成してください。

    お使いのパソコンにAccessがインストールされていない場合は、BitMailPROのAccessがインストールされていないパソコンでもAccess形式のデータベースファイルを作成する機能をご利用ください。



    データベース（MDBファイル）の新規作成機能

    新たにデータベース作成できたら、送信先のメールアドレス等を入力する必要があります。
    データベースにデータを入力する方法としては、Accessが有る場合はフォームを作成し手入力することもできますが、Accessがない場合はBitMailPROから直接手入力することも可能です。

    また、CSV形式のファイルをAccess形式のファイルにコンバートする機能がBitMailPROにありますので、その機能を使えば簡単に大量のデータをデータベースに追加することができます。
    是非、ご利用ください。

    CSV形式ファイルのコンバート機能



BitMailPROが動作するために必要な列

データの種類 データ型 説明
ID ----- BitMailPROが送信先を識別するために使用しますので、重複のない連番の数値データ（整数値）としてください。
送信チェック ----- 送信先データファイルのリストの中で、この送信チェックの列が選択されているレコードのみメールが送信されます。
つまり、メールを送信するかしないかを判別するための列です。

このセルの値は、TRUEとFALSE、または、0と-1でなければなりません。
さらに値がTRUEとFALSEの場合、Excelの数式バーで値の前にカンマ(')がないことを確認し、ある場合は削除してください。

氏名 ----- BitMailPROは、メールをパーソナライズして送信するためのソフトウェアとして開発されていますので、氏名のフィールドは必須となっています。
氏名を使用しない場合でも列だけは用意してださい。。
メールアドレス ----- メールを送信する宛先ですので必須となります。

必須ではないがあると便利な列

データの種類 データ型 説明
テスト送信チェック ----- 実際に送信を行う前にこの列にチェックされた人だけにメールを送信することができます。
プレビューではなく実際にメーラーで受信してメールを確認する場合にご利用いただけます。

このセルの値は、TRUEとFALSE、または、0と-1でなければなりません。
さらに値がTRUEとFALSEの場合、Excelの数式バーで値の前にカンマ(')がないことを確認し、ある場合は削除してください

送信除外チェック ----- この列が選択されていると、先の送信チェックの列が選択されていてもメールは送信されません。
メールを送信したくないメールアドレスに設定しておくと、誤ってメールを送信してしまうといったミスを防止することができます。

このセルの値は、TRUEとFALSE、または、0と-1でなければなりません。
さらに値がTRUEとFALSEの場合、Excelの数式バーで値の前にカンマ(')がないことを確認し、ある場合は削除してください


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